L’intérêt de définir ses besoins

La définition des besoins, imposée par le Code des marchés publics, est un élément essentiel. Elle a pour but d’évaluer au plus juste les besoins de la collectivité et les moyens pour les satisfaire. L’acheteur ne doit pas hésiter à prendre du temps pour la définition des besoins qui, rappelons-le, est un élément fondamental ; le temps ainsi passé permet d’éviter bien des aléas.

Un marché bien pensé, c’est la garantie :
- d’éviter une incompréhension de la part des candidats
- d’éviter une adaptation de la procédure en cours de consultation
- de respecter les règles budgétaires et les enveloppes de crédits votés
- d’éviter les avenants qui peuvent très vite poser problème dans un contexte de diminution budgétaire et avoir des conséquences sur l’exécution des travaux (plafond de 15% sauf sujétions techniques imprévues)
- d’écarter la responsabilité éventuelle de l’acheteur public

La rationalisation des actes d’achat implique de :

• Recenser les besoins

Le recensement des besoins est un acte essentiel et structurant :
- anticipation des besoins
- transversalité en regroupant les mêmes besoins de plusieurs services.

La transversalité permet ainsi :
- de massifier le volume : ce qui est plus attractif pour les entreprises ;
- d’organiser ses achats : une seule consultation est alors passée.

A ce titre, bien que la nomenclature définissant les familles de fournitures et de services (article 27 de l’ancien Code des marchés publics de 2001) ne soit plus obligatoire, les acheteurs peuvent continuer à s’y référer afin de déterminer le caractère homogène de leurs besoins.

•  Répondre au réel besoin

L’acheteur doit traduire la demande de l’utilisateur en termes de fonctionnalité et s’assurer de la conformité du besoin à la réalité commerciale.